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Huissiers St-Hyacinthe

Avis concernant la confidentialité des renseignements personnels des dossiers

En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements, chapitre P-39.1, article 3.1 al. 3, la personne responsable de la protection des renseignements personnels, au sein de Huissier St-Hyacinthe, est :

  • Liza-Marie St-Germain, huissier de justice.

Afin de rejoindre Liza-Marie St-Germain, vous pouvez composer le 450-771-6986 # 2, ou par courriel au lmstgermain@huissiersthyacinthe.com 

À moins que ce soit pour un dossier d'enquête constitué en vue de prévenir, détecter ou réprimer un crime ou une infraction à la loi, la personne qui demande des renseignements personnels sur autrui doit les recueillir auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers.

Toutefois, elle peut, sans le consentement de la personne concernée, recueillir ces renseignements auprès d’un tiers si la loi l’autorise.

Elle peut faire de même si elle a un intérêt sérieux et légitime et si l’une ou l’autre des conditions suivantes se réalise:

1°  les renseignements sont recueillis dans l’intérêt de la personne concernée et ils ne peuvent être recueillis auprès de celle-ci en temps opportun;

2°  la cueillette auprès d’un tiers est nécessaire pour s’assurer de l’exactitude des renseignements.

 

Toute demande, doit se faire sur formulaire disponible sur ce site, à madame Shelby Desruisseaux, personne autorisée par Liza-Marie St-Germain, personne responsable. 

Toute demande sera analysée par Liza-Marie St-Germain personne responsable de la protection des renseignements personnels, en mesure de la proportion à la nature et à l'importance des renseignements et d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en application de la Loi, proportionnellement à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support, avant de fournir une réponse justifiée.

Le responsable de la protection des renseignements personnels peut, à toute étape d’un projet visé à une demande de renseignement, suggérer des mesures de protection des renseignements personnels applicables à ce projet, telles que:

1°  la nomination d’une personne chargée de la mise en oeuvre des mesures de protection des renseignements personnels;

2°  des mesures de protection des renseignements personnels dans tout document relatif au projet;

3°  une description des responsabilités des participants au projet en matière de protection des renseignements personnels;

4°  la tenue d’activités de formation sur la protection des renseignements personnels pour les participants au projet.

Il est à noter qu'aucun renseignement ou portion de renseignement ne sera donné, avant la fin de l'analyse de la demande de renseignement et sans l'acceptation par écrit des personnes visées au préalable et avant l'acceptation de la part de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Incident de confidentialité:

Advenant que la personne responsable des renseignements confidentiels a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, elle avisera la Commission d’accès à l’information instituée par l’article 103 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). Elle avisera également toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, à défaut de quoi la Commission peut lui ordonner de le faire. Elle pourra également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, le responsable de la protection des renseignements personnels doit enregistrer la communication.

Afin de faciliter l'analyse du dossier, lors de votre demande, vous devez :

  • Indiquer le but et les fins d'utilisation des renseignements;

  • Prendre les mesures nécessaires afin d'assurer la protection des renseignements ;

  • Garder les renseignements dans un endroit confidentiel et sécuritaire;

  • Ne jamais divulguer le contenu desdits renseignements;

  • Ne pas les conserver au-delà des délais mentionnés;

  • Détruire les renseignements de façon sécuritaire et confidentielle.

Demande de renseignement

On entend par «incident de confidentialité» :

1°  l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;

2°  l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;

3°  la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;

4°  la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

H-4.1, r. 15.1 - Règlement sur la tenue des dossiers et des études des membres de la Chambre des huissiers de justice du Québec et sur la cessation de leur exercice

L’huissier conserve les dossiers fermés pendant au moins 10 ans à compter de la date de sa fermeture. Il utilise tout système ou procédé d’archivage qui lui donne accès à l’information que contient le dossier à la date de sa fermeture.

À l’expiration des délais de conservation prévus, l’huissier peut détruire le dossier pourvu qu’il prenne les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements confidentiels qu’il contient.

Toutefois, l’huissier ne peut détruire un document original qui appartient à un client sans avoir obtenu l’autorisation de celui-ci ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

Si vous êtes la personne visée par certains renseignements personnels dans un dossier et que vous voulez récupérer votre dossier après l'expiration du délai prescrit, vous pouvez en faire la demande par écrit, sur formulaire prévu à cet effet. Suite à la réception de votre demande, une analyse sera faite, en temps nécessaire, pour l'acceptation de votre demande.

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